كيفية عمل KPI

0 26

كيفية عمل KPI أداة مهمة تساعد على تحقيق الأهداف المنشودة من العمل،

KPI تعني مؤشرات قياس الأداء الرئيسية وهي عبارة عن قيمة قابلة للقياس ترسم توضيحاً حول مدى فعالية الشركة في إنجازاتها، وحول تحقيق الأهداف الرئيسية للعمل.

ومن أجل تتبع مقاييس الأداء تقوم المؤسسات باستخدام مؤشر قياس الأداء الرئيسية على مستويات مختلفة.

أنواع مؤشرات قياس الأداء KPI

مؤشرات قياس الأداء الرئيسية عالية المستوى: فهذا النوع قد يركز على الأداء الكلي للمؤسسة.

نوع مؤشرات قياس الأداء الرئيسية منخفضة المستوى: تركز على العمليات أو الموظفين في أقسام عدة مثل خدمة العملاء أو التسويق أو المبيعات.

مؤشرات قياس أداء مرتبطة بالخطة: كالتقدم تجاه تحقيق الرؤية.

لا يمكن تحديد نوع من أتواع مؤشر القياس الرئيسية يكون مثالياً لعملك، فالمؤشر المثالي هو الذي يناسب عملك ويعمل على تحقيق أهدافك الرئيسية.

كيفية عمل KPI
كيفية عمل KPI

تطوير استراتيجية صياغة مؤشرات قياس الأداء الرئيسية:   

يتوجب على فريقك أخذ الأساسيات أولا والبدء بها وأن تفهم طبيعة أهدافك التنظيمية، كما يجب عليه أن يعرف كيف يقوم بالتخطيط من أجل تحقيق أهدافك، ومن هو الشخص المؤهل الذي يمكنه التصرف بخصوص هذه المعلومات

التكرار هام في هذه العملية يشمل آراء وتعليقات المحللين ورؤساء الأقسام والمدراء، فهم يملكون الخبرة الكافية.

وبعد تجميع هذه الآراء تستطيع الاستفادة منها حيث ستملك وعي أكبر وأعمق لعمليات الأعمال ومؤشرات قياس الأداء.

والتي يتم قياسها باستخدام لوحة عرض مؤشرات قياس الأداء الرئيسية ومع من تتم مشاركة هذه المعلومات.تم تصميم أفضل مؤشرات الأداء الرئيسية لعملك من خلال البدء بأهداف عملك المحددة، هذا لا يعني أن كل المحتوى المتاح في أمثلة مؤشرات الأداء الرئيسية ليس له أي فائدة، لأنه بكل تأكيد ليس كذلك.

في الواقع إنه مورد له أهمية، ولكن لا ينبغي أن يبدأ البحث في أمثلة مؤشرات الأداء الرئيسية إلا بعد أن تقوم بتحديد أهدافك الاستراتيجية الرئيسي.

وللحصول على فهم أفضل لسبب وجوب بدء عملية مؤشرات الأداء الرئيسية دائمًا، وذلك من خلال تحديد الاهداف الستراتيجية المحددة  أولًا.

يجب على أن تضع في اعتبارك  الطريقتين المحتملتين من أجل اشتقاق مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك:

أنت تتخذ القرارات على أساس البدائل المعروضة: يرتكز اعتماد القرار على البدائل المعروضة على اختيار خيارك المفضل من البدائل المعروضة.

عليك صنع القرار على أساس القيمة.

ما الذي يجعل من كيفية عمل KPI فعالة

بعد أن عرفنا مؤشر أداء القياس الرئيسية فإن أهمية مؤشرات الأداء الرئيسية تكمن في أعماله الدافعة.

من الأخطاء التي ترتكبها بعض المؤسسات هي اعتمادها على مؤشرات أداء القياس الرئيسية معترف بها في مؤسسات مرموقة.

وفي النهاية تجد أن مؤشرات الأداء الرئيسية لا تتبع أهدافها الخاصة ولا تجد أي انعكاس إيجابي.

لذا من المهم أن تعتمد على مؤشر القياس الرئيسية خاص بك ومستقلًا عن باقي المنظمات.

من أهم ميزات مؤشرات الأداء الرئيسية أنها تعتبر أداة تواصل وتنسيق بين أجزاء الشركة، فهي تخضع لنفس القواعد وأفضل الممارسات مثل أي أداة من أدوات التواصل

وغالباً ما يتم استيعاب المعلومات المختصرة والواضحة وذات الصلة عندما إتاحتها لجميع صناع القرار وبعدها يعتمد على تحديث تلقائي.

اقرأ أيضاً: مهام مندوب المبيعات أو ممثل المبيعات في الشركات وأهم الخبرات والمهارات التي يجب أن يتمتع بها.

كيفية كتابة وتطوير مؤشرات قياس الأداء

لكي يتم كتابة وتطوير مؤشرات قياس الأداء الرئيسية KPI، أنت تحتاج إلى النظر في كيفية ارتباط مؤشرات الأداء الرئيسية بنتيجة عمل ما أو هدف معين.

بحيث يجب أن تكون مؤشرات الأداء الرئيسية مخصصة لكي تلائم حالة عملك لذلك يجب تطويرها لكي تساعدك على تحقيق أهدافك.

قم باتباع الخطوات التالية عند كتابة أو تطوير الأداء الرئيسية:

كتابة هدف واضح لمؤشر الأداء الخاص بك

إن هذه الخطوة في غاية الأهمية، هذا إن لم يكن الأكثر أهمية على الأطلاق لتطوير مؤشرات الأداء الرئيسية.

فيجب أن تربط أحد أهداف العمل الرئيسية بمؤشر الأداء الرئيسية ارتباطاً متيناً.

وهذا المؤشر يجب أن يكون أحد أركان نجاح المؤسسة وليس عبارة عن هدف تجاري.

فعند اعتباره كركن من أركان نجاح المؤسسة فانت تعمل على تحقيق الأهداف التي لن تخفق في معالجة مخرجات العمل المرادة.

وإلا فانت تعمل على هدف ليس له أي تأثير على مؤسستك، وهذا ما يؤدي إلى إهدار الوقت والمال الذين كان من الممكن  ادخارهما لشيء آخر.

وإذا ما تحدثنا عن المفتاح الرئيسي فيجب عليك قراءة الأرقام التي تراها عشوائية كهدف تحاول مؤسستك الوصول إليه.

أي يجب أن تعبر مؤشرات قياس الأداء الرئيسية KPIعن شيء رئيسي استراتيجي.

مراجعة مؤشرات قياس الأداء الرئيسية شهرياً أو اسبوعياً

الانتظام بالتحقق من مؤشرات قياس الأداء الرئيسية KPI الخاصة بك هو أمر له أهمية كبيرة من أجل صيانتها أو تطويرها.

فالمراجعة هذه تفيدك في تتبع تقدمك، وبذلك تتمكن من تقييم مدى نجاحك في تطوير مؤشرات قياس الأداء الرئيسية .

من الممكن ألا تساعدك مؤشرات الأداء الرئيسية في تحقيق أهدافك، فبعضها يمتلك أهدافًا خيالية من الصعب تحقيقها.

وبعضها الآخر يفشل في تتبع العمل الرئيسي والمرجو تحقيقه. لذلك فلا بدّ لك أن تغيير مؤشر الأداء الرئيسية الخاصة بك وذلك بقيامك بالتدقيق المنتظم.

التأكيد على قابلية تنفيذ مؤشر أداء القياس

خمس خطوات تجعل من مؤشرات الأداء الرئيسية قابلة للتنفيذ:

  • مراجعة أهداف العمل.
  • تحايل الأداء الراهن.
  • وضع أهداف قصيرة وطويلة المدى.
  • مراجعة الأهداف مع فريقك.
  • استعراض التقدم المحرز وإعادة ضبطه

الأمر الذي يجب أن تركز عليه هو وضع أهداف قصيرة وطويلة الأمد.

فعند وضع هدف عن طريق مخطط زمني في المستقبل سترى أنه باستطاعتك الرجوع للخلف واختيار المعالم التي ستحتاج إلى الوصول إليها في الطريق إلى مرحلة مستقبلية.

تطوير مؤشر القياس بما يلائم الاحتياجات المتغيرة للعمل

إن لم تقم بتطوير مؤشر القياس الرئيسية فيصبح مهمل وغير قابل للعمل بما يناسب التغيرات.

وسيصيح فريق عملك الخاص متوجهاً نحو الأهداف التي لا تمثل التغيير.

فمثلًا لو بدأت مؤسستك بإنشاء خط إنتاج جديد أو القيام بالتوسع خارجاً، فإن لم تقن بتطوير مؤشرات الأداء الرئيسية فلن يتعقب فريق عملك هذا التغيير.

لذا يتوجب عليك مراقبة ومراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية شهرياً أو اسبوعياً لتواكب هذا التغيير.

عيوب استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية

من الممكن أن ينتج عن استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية بعض المساوئ والعيوب.

في الحقيقة تنتج هذه العيوب في الغالب نتيجة مجموعة من أخطاء الاستخدام او المنهجية، من أهم هذه العيوب:

  • إعطاء مؤشر القياس الرئيسية رؤية غير متوازنة وغير شاملة فلا تعطي الشركة أو المؤسسة أي فائدة ، يحدث هذا نتيجة للقيام بالاعتماد المفرط على مؤشرات الأداء الرئيسية التي تعمل على قياس النوارد المالية  دون أي اعتبار للجوانب الأخرى.
  • عندما تكون أهداف الشركة أو المؤسسة غير واضحة المعالم، ومع ذلك الاعتماد على استراتيجية غير متناسبة مع طبيعة الشركة.
  • دخول التحيز والتفضيلات الشخصية عند عملية اختيار مؤشر الأداء الرئيسية مما سيؤدي إلى نتيجة منحازة لوجهة نزر معينة، مما يجعل عملية الاعتماد على مؤشرات الأداء الرئيسية من أجل الوصول إلى أهداف الشركة تفقد جدواها.
  • يجب أن تكون مؤشرات الأداء الرئيسية لها هدف محدد وطريقة معينة للقياس ويتم اختيارها بموضوعية مع العمل ضمن اكار زمني محدد وذلك حتى توفر لأصحاب الشركات ورواد  الأعمال ضورة متكاملة
  • ضم مؤشرات القياس الفردية ببعضها. على الرغم من أن مؤشرات الأداء الرئيسية تعتبر أداة أساسية في قياس مدى نجاح العمل إلا أن الفائدة المراد تحقيقها بها لها حدود معينة. فالفائدة التي يقدمها لك مؤشر القياس الرئيسية له أهمية أكبر من المؤشر بذاته، لذلك فعند توقفه عن تقديم هذه الفائدة فلا تفكر بالأمر أبدا، فقط قم بالتخلص من هذا المؤشر وابدأ بالتفكير في الحصول على مؤشر أكثر تطورًا يتتبع أهداف عملك الأساسية.
كيفية عمل KPI
كيفية عمل KPI

كيفية عمل KPI

سنعطي مثالًا في مجالِ عملٍ ما يحتاج إلى مؤشرات الأداء الرئيسية ليحقق النجاح:

  • لنفترض أنك تريد زيادة مبيعاتك في الملابس  لهذا العام ، ستسمي مؤشر أداء القياس الرئيسية بمؤشر أداء القياس الرئيسية الخاص بمبيعات الملابس.
  • ستقوم بتحديد هدف وليكن زيادة نسبة المبيعات إلى خمسة عشر في المائة لهذا العام.
  • سيسمح لك  تحقيق هذا الهدف بتوظيف وكيل آخر.
  • سيتم قياس التقدم في زيادة عدد الملابسة المباعة والإيرادات
  • يمكنك استخدام مدونة  لزيادة حركة ارتياد موقعك، تقوم هذه المدونة بالتركيز على  المواضيع المتعلقة بالنشر

المسؤول عن مؤشرات الأداء الرئيسية هو مدير تسويق المحتوى، وسيتم مراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية شهرياً.

في النهاية ستكون النتيجة هي تحقيق الهدف الأساسي وهو زيادة نسبة المبيعات إلى خمسة عشر في المائة في العام .

ما هي الفائدة المراد تحقيقها من مؤشر الأداء

إن أهمية مؤشرات الأداء الرئيسية تتجسد في توضيح أداء الأعمال في الشركات.

يستخدمها المؤسسات التي لديها أهداف لها أهمية كبيرة ليقيّموا مدى نجاحهم وسيرهم للوصول إلى تلك الأهداف بنجاح.

فمؤشرات أداء القياس الرئيسية عالية المستوى وظيفتها تقييم الأداء العامة ، بينما تركز مؤشرات الأداء الرئيسية منخفضة المستوى على أداء العمليات ذات الأقسام.

وكذلك تقييم أداء العاملين داخل الشركة هي من مهام مؤشرات الأداء الرئيسية. فهي مسؤولة عن تحسين وتطوير العمليات داخل الشركة وخارجها أيضًا

وفي الختام نجد أن مؤشرات الأداء الرئيسية هي الأساس في الوصول إلى ما تريده والوصول إلى أهداف شركتك الأساسية.

فيجب اتّباع ما تم شرحه من تطوير استراتيجية صياغة مؤشرات قياس الأداء الرئيسية وجعل مؤشرات الأداء الرئيسية فعالة لتمكنك من الوصول إلى أهدافك.

ومراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية بشكل دوري والتأكيد على قابلية تنفيذها، فهذه الخطوات في غاية الأهمية لجعل شركتك تسير إلى طريق أحلامها بالشكل الصحيح.

قد يهمك أيضاً مقالات من مدونتنا:

افلييت ستايلي للتسويق بالعمولة ما هو وما شروط استخدامه وسياسته؟

السجل التجاري الإلكتروني في السعودية كيفية وشروط وميزات استخراجه.

اترك رد

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.