مؤشر الأداء الرئيسي (KPI) ما هو وكيف يعمل

0 67

مؤشر الأداء الرئيسي (KPI) هو قيمة تستخدم لرصد وقياس الفعالية. على الرغم من أن بعضها ، مثل هامش صافي الربح ، يكاد يكون عالميًا في الأعمال التجارية ، فإن معظم الصناعات لديها مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بها أيضًا

تعريف مؤشر الأداء الرئيسي (KPI)

مؤشر الأداء الرئيسي هو قيمة قابلة للقياس توضح مدى فعالية الشركة في تحقيق أهداف العمل الرئيسية. تستخدم المؤسسات مؤشرات الأداء الرئيسية على مستويات متعددة لتقييم نجاحها في الوصول إلى الأهداف. قد تركز مؤشرات الأداء الرئيسية عالية المستوى على الأداء العام للأعمال ، بينما قد تركز مؤشرات الأداء الرئيسية منخفضة المستوى على العمليات في الأقسام مثل المبيعات والتسويق والموارد البشرية والدعم وغيرها.

 

1. ما الذي يجعل مؤشرات الأداء الرئيسية فعالة؟

الآن بعد أن عرفنا أن KPI تشير إلى مؤشر الأداء الرئيسي ، فهي لا تقل أهمية عن الإجراء الذي تلهمه. في كثير من الأحيان ، تتبنى المؤسسات بشكل أعمى مؤشرات أداء رئيسية معترف بها في الصناعة ثم تتساءل عن سبب عدم انعكاس مؤشرات الأداء الرئيسية على أعمالها الخاصة وفشلها في التأثير على أي تغيير إيجابي. من أهم جوانب مؤشرات الأداء الرئيسية ، ولكن غالبًا ما يتم تجاهلها ، أنها شكل من أشكال التواصل. على هذا النحو ، فإنهم يلتزمون بنفس القواعد وأفضل الممارسات مثل أي شكل آخر من أشكال التواصل. من المرجح أن يتم استيعاب المعلومات المقتضبة والواضحة وذات الصلة والعمل بها.

من حيث تطوير استراتيجية لصياغة مؤشرات الأداء الرئيسية ، يجب أن يبدأ فريقك بالأساسيات ويفهم ما هي أهدافك التنظيمية ، وكيف تخطط لتحقيقها ، ومن يمكنه التصرف بناءً على هذه المعلومات. يجب أن تكون هذه عملية تكرارية تتضمن تعليقات من المحللين ورؤساء الأقسام والمديرين. بينما تتكشف مهمة تقصي الحقائق هذه ، ستكتسب فهمًا أفضل لعمليات الأعمال التي يجب قياسها باستخدام لوحة تحكم مؤشرات الأداء الرئيسية ومع من يجب مشاركة هذه المعلومات.

 

2. كيفية تحديد مؤشر الأداء الرئيسي

يمكن أن يكون تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية عملًا صعبًا. الكلمة المنطوقة في KPI هي “مفتاح” لأن كل مؤشر أداء رئيسي يجب أن يكون مرتبطًا بنتيجة عمل محددة مع قياس الأداء. غالبًا ما يتم الخلط بين مؤشرات الأداء الرئيسية ومقاييس الأعمال. على الرغم من استخدامها غالبًا بنفس الروح ، إلا أنه يلزم تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية وفقًا لأهداف العمل الأساسية . اتبع هذه الخطوات عند تحديد مؤشر أداء رئيسي:

  • ما هي النتيجة المرجوة؟
  • لماذا هذه النتيجة مهمة؟
  • كيف ستقوم بقياس التقدم؟
  • كيف يمكنك التأثير على النتيجة؟
  • من المسؤول عن نتائج الأعمال؟
  • كيف ستعرف أنك حققت نتيجتك؟
  • كم مرة ستراجع التقدم نحو النتيجة؟

كمثال ، لنفترض أن هدفك هو زيادة أرباح المبيعات هذا العام. سوف تسمي هذا مؤشر الأداء الرئيسي لنمو المبيعات الخاص بك. إليك كيفية تحديد مؤشر الأداء الرئيسي:

  • لزيادة إيرادات المبيعات بنسبة 20٪ هذا العام
  • سيسمح تحقيق هذا الهدف بأن تصبح الشركة مربحة
  • سيقاس التقدم على أنه زيادة في الإيرادات بالدولار المنفق
  • من خلال توظيف موظفين مبيعات إضافيين ، من خلال الترويج للعملاء الحاليين لشراء المزيد من المنتجات
  • رئيس المبيعات مسؤول عن هذا المقياس
  • ستزيد الإيرادات بنسبة 20٪ هذا العام
  • ستتم مراجعته على أساس شهري

3. ما هو SMART KPI؟

تتمثل إحدى طرق تقييم مدى صلة مؤشر الأداء في استخدام معايير SMART. عادة ما يتم أخذ الحروف لتقف على أنها محددة وقابلة للقياس ويمكن الحصول عليها وذات صلة ومحددة بالوقت. بعبارات أخرى:

  • هل هدفك محدد؟
  • هل يمكنك قياس التقدم نحو هذا الهدف؟
  • هل الهدف يمكن تحقيقه بشكل واقعي؟
  • ما مدى صلة الهدف بمؤسستك؟
  • ما هو الإطار الزمني لتحقيق هذا الهدف؟

4. أن تكون أكثر ذكاءً بشأن مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك

يمكن أيضًا توسيع معايير SMART لتصبح أكثر ذكاءً مع إضافة التقييم وإعادة التقييم. تعتبر هاتان الخطوتان مهمتين للغاية ، حيث تضمن لك تقييم مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك باستمرار وصلتها بعملك. على سبيل المثال ، إذا تجاوزت هدف الإيرادات للسنة الحالية ، فيجب عليك تحديد ما إذا كان ذلك لأنك قمت بتعيين هدفك منخفضًا جدًا أو إذا كان هذا يرجع إلى عامل آخر.

 

5. كيفية كتابة وتطوير مؤشرات الأداء الرئيسية

عند كتابة أو تطوير مؤشر أداء رئيسي ، عليك أن تفكر في كيفية ارتباط مؤشر الأداء الرئيسي بنتيجة أو هدف تجاري محدد. يجب تخصيص مؤشرات الأداء الرئيسية وفقًا لحالة عملك ويجب تطويرها لمساعدتك في تحقيق أهدافك. اتبع هذه الخطوات عند كتابة مؤشر أداء رئيسي:

 

اكتب هدفًا واضحًا لمؤشر الأداء الرئيسي الخاص بك

تعد كتابة هدف واضح لمؤشر الأداء الرئيسي الخاص بك أحد أهم – إن لم يكن الأهم – جزءًا من تطوير مؤشرات الأداء الرئيسية.

يجب أن يرتبط مؤشر الأداء الرئيسي ارتباطًا وثيقًا بهدف تجاري رئيسي. ليس مجرد هدف تجاري ، أو شيء قد يعتقد شخص في مؤسستك أنه مهم. يجب أن تكون جزءًا لا يتجزأ من نجاح المؤسسة.

وإلا فإنك تهدف إلى هدف يفشل في معالجة نتيجة الأعمال. وهذا يعني أنك في أفضل الأحوال تعمل من أجل هدف ليس له تأثير على مؤسستك. في أسوأ الأحوال ، سيؤدي ذلك إلى إضاعة عملك والمال والموارد الأخرى التي كان من الأفضل توجيهها إلى مكان آخر.

الخلاصة الرئيسية هي: يجب أن تكون مؤشرات الأداء الرئيسية أكثر من مجرد أرقام عشوائية. إنهم بحاجة للتعبير عن شيء استراتيجي حول ما تحاول شركتك القيام به. يمكنك (أو يجب أن تكون قادرًا) على تعلم الكثير عن نموذج أعمال الشركة بمجرد النظر إلى مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بهم.

بدون كتابة هدف واضح ، سيتم فقدان كل هذا.

اقرأ أيضا : دراسة المزيج التسويقي 5 مواضيع عن المزيج التسويقي ستجيب على كل تساؤلاتك

شارك مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك مع أصحاب المصلحة

مؤشر الأداء الرئيسي الخاص بك عديم الفائدة إذا لم يتم توصيله بشكل صحيح.  موظفيك – الأشخاص المكلفين بتنفيذ رؤيتك للمؤسسة – من المفترض أن يتابعوا أهدافك إذا كانوا لا يعرفون ما هم؟ أو ربما أسوأ: عدم مشاركة مؤشر الأداء الرئيسي الخاص بك يخاطر بإبعاد موظفيك وأصحاب المصلحة الآخرين وإحباطهم لانهم  لا يستطيعون رؤية الاتجاه الذي تتجه إليه مؤسستك.

لكن مشاركة مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك مع أصحاب المصلحة هو شيء واحد (على الرغم من أن هذا شيء تفشل الكثير من الشركات في القيام به).

تحتاج مؤشرات الأداء الرئيسية إلى السياق لتكون فعالة. لا يمكن تحقيق ذلك إلا إذا شرحت ليس فقط ما تقوم بقياسه ، ولكن لماذا تقوم بقياسه. وإلا فهي مجرد أرقام على شاشة ليس لها معنى لك أو لموظفيك.

اشرح لموظفيك سبب قيامك بقياس ما تقوم بقياسه. أجب عن أسئلة حول سبب اختيارك لمؤشر أداء رئيسي واحد على آخر. والأهم من ذلك كله؟ استمع. مؤشرات الأداء الرئيسية ليست معصومة عن الخطأ. ولن تكون بالضرورة واضحة لجميع المعنيين. سيساعدك الاستماع إلى موظفيك في تحديد الأماكن التي لا يتم فيها توصيل الأهداف الأساسية لمؤسستك بشكل صحيح

لنفترض أن لديك الكثير من الأسئلة حول سبب أن الربح ليس مؤشر أداء رئيسي لشركتك. إنه اعتقاد معقول لموظفيك. بعد كل شيء ، يعد كسب المال جزءًا أساسيًا مما يفعله أي عمل. ولكن ربما لا تكون الإيرادات هي كل شيء لمؤسستك في وقت معين. ربما تتطلع إلى القيام باستثمارات كبيرة في البحث والتطوير أو في حالة استحواذ كبيرة. إن الحصول على الكثير من الأسئلة مثل هذه علامة على أنك بحاجة إلى القيام بعمل أفضل لتوصيل مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك والأهداف الاستراتيجية وراءها.

ومن يدري: قد يعطيك موظفوك بعض الأفكار حول كيفية تحسين مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك.

 

راجع مؤشر الأداء الرئيسي أسبوعيًا أو شهريًا

يعد تسجيل الوصول إلى مؤشرات الأداء الرئيسية بانتظام أمرًا ضروريًا لصيانتها وتطويرها. من الواضح أن تتبع تقدمك مقابل مؤشر الأداء الرئيسي مهم (ما الذي سيكون نقطة تحديده في المقام الأول؟) ولكن من المهم أيضًا تتبع تقدمك حتى تتمكن من تقييم مدى نجاحك في تطوير مؤشر الأداء الرئيسي في المقام الأول.

ليس كل مؤشرات الأداء الرئيسية ناجحة. البعض لديه أهداف غير قابلة للتحقيق . فشل البعض في تتبع هدف العمل الأساسي الذي كان من المفترض أن يحققوه. فقط من خلال تسجيل الوصول بانتظام يمكنك أن تقرر ما إذا كان الوقت قد حان لتغيير مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك.

 

تأكد من أن مؤشر الأداء الرئيسي قابل للتنفيذ

إن جعل مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك قابلة للتنفيذ هي عملية من خمس خطوات:

  • مراجعة أهداف العمل
  • تحليل أدائك الحالي
  • ضع أهداف KPI قصيرة وطويلة المدى
  • راجع الأهداف مع فريقك
  • مراجعة التقدم وإعادة التعديل

لقد تجاوزنا معظم هذا بالفعل ، ولكن من الجدير التركيز على الحاجة إلى تطوير أهداف على المدى القصير والطويل. بمجرد أن تحدد هدفًا باستخدام جدول زمني يكون أبعد في المستقبل (على سبيل المثال ، الأرباع القليلة القادمة أو السنة المالية) ، يمكنك بعد ذلك العمل إلى الوراء وتحديد المعالم التي ستحتاج إلى تحقيقها في طريقك إلى هناك.

لنفترض ، على سبيل المثال ، أنك ترغب في تسجيل 1500 مشترك في النشرة الإخبارية في الربع الأول من العام. ستحتاج إلى تعيين أهداف شهرية أو نصف أسبوعية أو حتى أسبوعية للوصول إلى هناك. وبهذه الطريقة ستتمكن من إعادة التقييم وتغيير المسار باستمرار حسب الحاجة في طريقك لتحقيق الهدف على المدى الطويل.

 

طور مؤشر الأداء الرئيسي الخاص بك ليتناسب مع الاحتياجات المتغيرة للأعمال

يمكن أن تصبح مؤشرات الأداء الرئيسية التي لا يتم تحديثها أبدًا عفا عليها الزمن.

لنفترض ، على سبيل المثال . أن مؤسستك بدأت مؤخرًا خط إنتاج جديد أو توسعت في الخارج. إذا لم تقم بتحديث مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك . فسيواصل فريقك ملاحقة الأهداف التي لا تلتقط بالضرورة التغيير في الاتجاه التكتيكي أو الاستراتيجي.

قد تعتقد ، بناءً على نتائجك ، أنك مستمر في الأداء على مستوى عال. في الواقع . على الرغم من ذلك ، قد تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية التي تفشل في التقاط تأثير جهودك على الأهداف الاستراتيجية الأساسية.

ستمنحك مراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك على أساس شهري (أو أسبوعيًا) فرصة لضبط – أو تغيير المسار بالكامل.

قد تجد حتى طرقًا جديدة وربما أكثر كفاءة للوصول إلى نفس الوجهة.

 

6. استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية كجزء من أطر إدارة الأداء الخاصة بك

العناصر الأكثر شيوعًا بين معظم أطر إدارة الأداء هي تحديد الأهداف وقياس الأداء وإدارة جميع الأنشطة ذات الصلة.

وفقا للمثل القديم الكلاسيكي ، قانون Goodhart . “فإن أي انتظام إحصائي ملاحظ سوف يميل إلى الانهيار بمجرد الضغط عليه لأغراض التحكم.”

كان تشارلز جودهارت اقتصاديًا في عام 1975 تم استخدام بحثه للمساعدة في انتقاد عمليات صنع القرار الحكومية . خاصة فيما يتعلق بالسياسة النقدية. ثم قامت مارلين ستراثيرن بوضع هذا المفهوم في التيار الرئيسي ، “عندما يصبح المقياس هدفاً ، يتوقف عن كونه مقياساً جيداً”.

مؤشر الأداء أو مؤشر الأداء الرئيسي هو نوع واحد فقط من قياس الأداء. هناك العديد من أطر إدارة الأداء المتشابهة ولكنها مختلفة. يقدم كل من هذه الأطر العناصر التي يمكن تجميعها للمساعدة في تحقيق النجاح المدعوم بالبيانات.

 

7. هل ما زالت مؤشرات الأداء الرئيسية ملائمة؟

غالبًا ما يكون لمؤشرات الأداء الرئيسية دلالة سلبية مرتبطة بها. لسوء الحظ . بدأ العديد من مستخدمي الأعمال يرون مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية ممارسة عفا عليها الزمن. هذا لأن KPIs تقع ضحية لأكثر المشاكل البشرية .

الحقيقة هي أن مؤشرات الأداء الرئيسية هي فقط بنفس القيمة التي تصنعها. تتطلب مؤشرات الأداء الرئيسية الوقت والجهد ومشاركة الموظفين للارتقاء إلى مستوى توقعاتهم العالية. أثار برنارد مار ، المؤلف الأفضل مبيعًا  ، محادثة مثيرة للاهتمام حول هذا الموضوع في مقاله . “ما هو مؤشر الأداء الرئيسي؟” توضح التعليقات أنه في حين أن مؤشرات الأداء الرئيسية قد تكون قد سقطت لصالح (اعتمادًا على من تطلبه) . إلا أن قيمتها المحتملة تظل في أيدي أولئك الذين يستخدمونها.

 

مؤشرات الأداء الرئيسية تشبه إلى حد كبير الأدوات التي تقيس درجة الحرارة والضغط الجوي. قد تكون معرفة درجة حرارة مرتفعة أو منخفضة أمرًا مثيرًا للاهتمام . ولكن الأهم هو معرفة ما إذا كانت العاصفة وشيكة. تعمل مؤشرات الأداء الرئيسية معًا لتوفير صورة أكثر اكتمالاً.

اترك رد

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.